Conditions générales de vente

Le Service est édité par PLANEX, entreprise individuelle exploitée sous le régime de la micro-entreprise.

Nom du dirigeant : Willy NESTOR
Adresse : 45 avenue François Mitterrand, 33700 Mérignac
SIREN : 948639869
Courriel : contact@planex-conseil.fr

TVA non applicable — article 293 B du Code général des impôts.

Au sens des présentes CGV, les termes suivants ont la signification ci-dessous.

Application — désigne le logiciel PLANEX accessible en ligne.

Client — désigne toute personne morale de droit public ou privé ayant souscrit un abonnement. Sont notamment concernés : les communes ; les établissements publics de coopération intercommunale ; les syndicats mixtes ; les établissements publics.

Collectivité — désigne le Client lorsqu'il s'agit d'une personne morale de droit public.

Compte — désigne l'espace sécurisé permettant l'accès au Service.

Utilisateur — désigne toute personne autorisée par le Client à accéder au Service.

Administrateur — désigne l'utilisateur désigné par le Client pour administrer son espace.

Espace — désigne l'ensemble des données, documents et fonctionnalités propres au Client.

Service — désigne l'ensemble des prestations fournies par PLANEX.

Abonnement — désigne le droit d'accès au Service pendant une durée déterminée moyennant paiement.

Cycle réglementaire — période de cinq années suivant la date de signature de l'arrêté approuvant un Plan Communal de Sauvegarde ou un Plan Intercommunal de Sauvegarde généré par PLANEX. Chaque nouveau cycle ouvre droit, dans les conditions prévues par les présentes CGV, à une nouvelle génération d'arrêté.

Données du Client — désignent toutes les informations renseignées par le Client dans le logiciel.

Documents générés — désignent notamment : PCS ; PICS ; DICRIM ; annuaires ; cartographies ; fiches réflexes ; listes de ressources ; arrêtés ; tout document exporté par PLANEX.

PLANEX met à disposition du Client un logiciel en ligne destiné à faciliter : la création ; la gestion ; la mise à jour ; la consultation ; l'impression ; l'exportation des documents nécessaires à la préparation et à la gestion des situations de crise.

Le Service comprend notamment : un hébergement sécurisé des données ; des sauvegardes ; les mises à jour correctives ; les évolutions réglementaires du logiciel ; les mises à jour de sécurité ; l'assistance technique dans les conditions prévues par l'offre souscrite.

Les présentes CGV s'appliquent à toute souscription au Service. La souscription peut notamment résulter d'une commande effectuée sur le site Internet, d'un devis accepté, d'un bon de commande, d'un marché public, ou d'un contrat spécifique.

En cas de contradiction entre les présentes CGV et un document contractuel particulier signé entre les Parties, ce document particulier prévaut.

PLANEX est fourni exclusivement sous forme de logiciel en ligne. Aucune licence perpétuelle n'est vendue. Le Client bénéficie uniquement d'un droit personnel, non exclusif, non cessible et non transférable d'utiliser le Service pendant la durée de son abonnement.

PLANEX se réserve le droit de faire évoluer le logiciel afin d'améliorer ses performances, de renforcer sa sécurité, d'assurer sa conformité réglementaire, d'ajouter de nouvelles fonctionnalités et d'améliorer son ergonomie.

Ces évolutions ne pourront avoir pour effet de supprimer une fonctionnalité essentielle de l'offre souscrite sans qu'une fonctionnalité équivalente soit proposée au Client. Sont considérées comme essentielles les fonctionnalités expressément mentionnées dans la description commerciale de l'offre souscrite.

La souscription au Service intervient après acceptation d'un devis, d'un bon de commande, d'un marché public, d'une commande effectuée en ligne ou de tout autre document contractuel accepté par les Parties. Lors de la souscription, le Client choisit l'offre correspondant à ses besoins parmi celles proposées par PLANEX.

La souscription devient définitive à compter de la réception de la commande complète, de l'acceptation des présentes CGV, et, le cas échéant, de la réception du paiement des frais d'activation lorsque ceux-ci sont exigibles.

PLANEX se réserve le droit de refuser une demande de souscription en cas de motif légitime, notamment lorsque les informations fournies sont incomplètes ou manifestement erronées.

La création du Compte intervient après validation de la commande. Le Client désigne au minimum un Administrateur chargé de gérer les accès au Service, qui peut créer, modifier, suspendre ou supprimer les comptes des Utilisateurs autorisés.

Le Client demeure seul responsable du choix des personnes habilitées à accéder au Service, de la confidentialité des identifiants, de la gestion des droits d'accès et de la suppression des comptes des agents quittant la collectivité. Toute connexion réalisée au moyen des identifiants du Client est réputée effectuée sous sa responsabilité.

En cas de suspicion d'utilisation frauduleuse, le Client s'engage à informer PLANEX dans les meilleurs délais. PLANEX pourra suspendre temporairement un Compte lorsqu'il existe un risque sérieux pour la sécurité du Service ou des données hébergées.

Les fonctionnalités accessibles au Client dépendent de l'offre souscrite. Chaque offre précise notamment : les modules inclus ; le nombre maximal d'Utilisateurs, le cas échéant ; les services d'assistance compris ; les prestations complémentaires éventuellement incluses.

Les fonctionnalités expressément décrites dans l'offre constituent les fonctionnalités essentielles du Service. PLANEX peut proposer de nouvelles fonctionnalités au cours de l'exécution du contrat, intégrées gratuitement dans l'offre existante ou faisant l'objet d'une option ou d'une nouvelle offre commerciale.

Voir l'annexe informative en fin de document pour la liste des offres actuellement commercialisées.

La première ouverture d'un Espace peut donner lieu au paiement de frais d'activation. Ces frais rémunèrent notamment : la création de l'Espace ; les opérations techniques de paramétrage ; la configuration initiale ; la création des premiers comptes utilisateurs ; l'initialisation de la base documentaire ; les opérations administratives liées à la mise en service.

Les frais d'activation sont facturés une seule fois lors de la création d'un nouvel Espace. Ils demeurent acquis à PLANEX.

Sauf stipulation contraire figurant dans l'offre commerciale, l'abonnement est conclu pour une durée d'un an et prend effet à compter de l'activation du Service. Il est renouvelé par tacite reconduction pour des périodes successives d'un an, dans la limite du Cycle réglementaire de cinq ans défini à l'article 11.

À l'issue de ce Cycle réglementaire, l'abonnement prend fin automatiquement, sauf renouvellement exprès du Client selon les modalités de l'article 11. PLANEX s'efforce d'adresser au Client, avant cette échéance, des rappels par courriel (notamment un an, six mois, trois mois, un mois, une semaine et la veille de l'échéance) afin de faciliter sa décision de renouvellement — sans que l'absence, le retard ou la non-réception de l'un de ces rappels ne puisse être opposé à PLANEX ni ne prolonge l'abonnement au-delà de son terme.

La résiliation, qu'elle intervienne à l'issue du Cycle réglementaire ou par anticipation dans les conditions de l'article 12, n'emporte aucun transfert de propriété sur le logiciel et met uniquement fin au droit d'utiliser le Service ; les données du Client demeurent conservées dans les conditions des articles 13 (réactivation) et 27 (réversibilité).

Le Service permet au Client de préparer les documents réglementaires nécessaires à l'approbation de son Plan Communal de Sauvegarde ou de son Plan Intercommunal de Sauvegarde. L'abonnement comprend la génération d'un arrêté d'approbation par Cycle réglementaire.

Le Cycle réglementaire débute à la date de signature de l'arrêté généré par PLANEX et prend fin cinq ans plus tard. Pendant cette période, le Client peut modifier librement les données de son PCS ou de son PICS, procéder à des mises à jour, réaliser des exercices, enrichir les fiches réflexes, compléter les annuaires ou modifier les cartographies.

En revanche, sauf exception prévue ci-dessous, la génération d'un nouvel arrêté destiné à ouvrir un nouveau Cycle réglementaire ne peut intervenir qu'à l'expiration du Cycle en cours. Cette limitation vise à préserver la cohérence du modèle d'abonnement et à garantir que chaque validation réglementaire corresponde à un Cycle effectivement couvert par le Service.

PLANEX peut exceptionnellement autoriser la génération anticipée d'un nouvel arrêté lorsque la Collectivité justifie d'un motif légitime, notamment : une erreur matérielle affectant l'arrêté initial ; une modification substantielle du périmètre communal ou intercommunal ; une fusion ou une scission de collectivités ; une évolution réglementaire imposant une nouvelle approbation ; une demande expresse de l'autorité préfectorale ; ou toute autre circonstance exceptionnelle appréciée par PLANEX.

Le Client peut résilier son abonnement à son échéance annuelle en respectant un préavis d'un mois. La résiliation peut être notifiée par tout moyen permettant d'en établir la preuve.

La résiliation met fin à l'accès au Service, aux mises à jour, au support, aux évolutions fonctionnelles et aux sauvegardes actives, sous réserve des dispositions relatives à la réversibilité. Les documents exportés avant la résiliation demeurent la propriété du Client.

Le Client peut demander la réactivation d'un Espace précédemment résilié, sous réserve que les données n'aient pas été définitivement supprimées conformément aux présentes CGV.

La réactivation donne lieu au paiement de frais destinés à rémunérer les opérations techniques et administratives nécessaires à la remise en service de l'Espace, notamment : la restauration des données archivées ; la vérification de leur intégrité ; les éventuelles opérations de migration vers la version en vigueur du logiciel ; la réactivation des comptes ; la vérification de la compatibilité des données avec les fonctionnalités actuelles ; les opérations administratives de remise en service.

Afin de tenir compte de la durée pendant laquelle le Client a contribué au financement du Service par son abonnement, ces frais sont dégressifs selon les modalités figurant dans la grille tarifaire en vigueur. La réactivation ne prolonge pas rétroactivement la période d'abonnement interrompue.

Les tarifs applicables au Service sont ceux en vigueur à la date de la souscription ou du renouvellement de l'abonnement. Ils sont exprimés en euros (€). Sauf mention contraire, les prix sont indiqués hors taxes.

PLANEX bénéficie du régime de la franchise en base de TVA conformément à l'article 293 B du Code général des impôts. La TVA n'est donc pas applicable tant que ce régime demeure applicable.

Les tarifs comprennent exclusivement les prestations expressément mentionnées dans l'offre souscrite. Toute prestation non comprise dans l'offre fera l'objet d'un devis préalable ou d'une commande complémentaire.

PLANEX se réserve la possibilité de modifier ses tarifs pour les abonnements futurs ou lors du renouvellement annuel. Le Client en est informé au moins deux mois avant la prise d'effet des nouveaux tarifs. En cas de refus des nouveaux tarifs, le Client peut résilier son abonnement à son échéance sans pénalité.

Voir la grille tarifaire à jour sur la page Tarifs et l'annexe informative en fin de document.

Les frais d'activation sont facturés lors de la création de l'Espace. L'abonnement est facturé annuellement, sauf demande du Client de le facturer selon une périodicité mensuelle : dans ce cas, le montant total dû au titre de l'abonnement est réparti en douze échéances mensuelles de même montant, sans que cela n'affecte la durée de l'abonnement ni le montant total annuel dû. Les prestations complémentaires donnent lieu à une facturation distincte.

Les factures sont transmises par voie électronique. Lorsque la réglementation le rendra obligatoire, PLANEX utilisera la plateforme nationale de facturation électronique applicable aux personnes publiques.

Les factures sont payables par virement administratif. Sauf disposition particulière prévue au contrat ou imposée par la réglementation applicable aux personnes publiques, le délai de paiement est de trente (30) jours à compter de la réception de la facture.

En cas de retard de paiement imputable au Client, les intérêts moratoires sont dus conformément aux dispositions législatives et réglementaires applicables.

À défaut de paiement d'une facture à son échéance, PLANEX peut adresser au Client une mise en demeure de régulariser sa situation. À défaut de régularisation dans un délai de trente (30) jours suivant cette mise en demeure, PLANEX pourra suspendre temporairement l'accès au Service, les mises à jour, le support technique, et les sauvegardes actives, sous réserve des obligations légales de conservation.

La suspension est levée dès régularisation complète de la situation. La suspension n'emporte pas résiliation du contrat.

PLANEX met en œuvre tous les moyens raisonnables afin d'assurer une disponibilité élevée du Service. Toutefois, le Client reconnaît qu'aucun service informatique accessible via Internet ne peut garantir une disponibilité permanente ou un fonctionnement exempt de toute interruption. PLANEX est tenu à une obligation de moyens.

Des interruptions temporaires peuvent notamment intervenir en raison d'opérations de maintenance, d'interventions de sécurité, de mises à jour, d'incidents techniques ou d'événements extérieurs indépendants de la volonté de PLANEX. Lorsque cela est raisonnablement possible, les opérations de maintenance programmée sont annoncées préalablement au Client.

PLANEX assure la maintenance corrective du Service afin de remédier aux anomalies affectant son fonctionnement. PLANEX peut également procéder à des opérations de maintenance évolutive destinées notamment à améliorer les performances, renforcer la sécurité, adapter le Service aux évolutions réglementaires, corriger des vulnérabilités et améliorer l'expérience utilisateur.

Les opérations de maintenance peuvent entraîner une interruption temporaire du Service. PLANEX s'efforce de limiter la durée de ces interruptions.

Le support technique est assuré conformément à l'offre souscrite. Il a pour objet d'aider le Client à résoudre les difficultés liées à l'utilisation normale du Service.

Il ne comprend pas : la formation des utilisateurs, sauf si celle-ci est prévue au contrat ; les prestations de conseil ; les développements spécifiques ; les interventions sur les équipements informatiques du Client.

PLANEX est susceptible de faire évoluer le Service pendant toute la durée du contrat : ajout de nouvelles fonctionnalités, amélioration de l'ergonomie, modernisation de l'interface, intégration de nouvelles technologies, adaptation aux évolutions réglementaires.

PLANEX veille à maintenir la compatibilité des fonctionnalités essentielles correspondant à l'offre souscrite. La suppression d'une fonctionnalité essentielle ne pourra intervenir sans qu'une solution équivalente soit proposée.

PLANEX s'engage notamment à : mettre le Service à disposition du Client pendant la durée de l'abonnement ; assurer l'hébergement des données ; mettre en œuvre des mesures de sécurité adaptées à l'état de l'art ; réaliser des sauvegardes régulières ; assurer la maintenance corrective ; faire évoluer le logiciel afin de tenir compte des évolutions réglementaires lorsqu'elles concernent les fonctionnalités proposées ; fournir un support conformément à l'offre souscrite.

PLANEX n'est tenu que d'une obligation de moyens.

Le Client s'engage notamment à : fournir des informations exactes et à jour ; maintenir ces informations à jour pendant toute la durée du contrat ; vérifier les documents générés avant leur diffusion ou leur adoption ; protéger la confidentialité de ses identifiants ; désigner les utilisateurs autorisés ; supprimer les accès des personnes ne devant plus accéder au Service ; respecter les présentes CGV ; payer les sommes dues aux échéances convenues.

Le Client demeure seul responsable des données qu'il renseigne, de leur exactitude, de leur mise à jour et des décisions prises sur la base des documents générés.

Le maire, le président de l'établissement public ou toute autre autorité compétente demeure seul responsable de l'adoption, du contenu final et de la mise en œuvre des documents réglementaires produits à l'aide du Service.

Chaque Partie s'engage à conserver strictement confidentielles les informations de toute nature obtenues dans le cadre de l'exécution du présent contrat et dont elle pourrait avoir connaissance. Sont notamment considérées comme confidentielles : les données renseignées par le Client ; les informations relatives à l'organisation de la gestion de crise ; les coordonnées des personnes figurant dans les annuaires ; les documents opérationnels ; les informations techniques relatives au Service ; les informations commerciales non publiques.

Les informations tombées dans le domaine public ou dont la divulgation est imposée par une disposition légale ou réglementaire ne sont pas soumises à cette obligation.

L'obligation de confidentialité demeure applicable pendant toute la durée du contrat ainsi que pendant une durée de cinq (5) ans suivant sa cessation, quelle qu'en soit la cause.

PLANEX est et demeure titulaire de l'ensemble des droits de propriété intellectuelle portant sur le logiciel, son architecture, son code source, son code objet, ses bases de données, son interface graphique, ses éléments graphiques, ses logos, ses marques, sa documentation, ainsi que sur toute évolution du Service.

Les présentes CGV n'emportent aucun transfert de propriété intellectuelle au profit du Client. Le Client bénéficie uniquement d'un droit personnel, non exclusif, non cessible et non transférable d'utiliser le Service pendant la durée de son abonnement.

Toute reproduction, adaptation, décompilation, extraction substantielle, diffusion ou exploitation non autorisée du logiciel est interdite, sous réserve des dispositions impératives du Code de la propriété intellectuelle.

Le Client demeure seul propriétaire des données qu'il renseigne dans le Service, des informations qu'il importe et des documents qu'il produit au moyen du Service.

Les documents générés par PLANEX, notamment les Plans Communaux de Sauvegarde, les Plans Intercommunaux de Sauvegarde, les DICRIM, les annuaires, les fiches réflexes, les cartographies, les arrêtés et les exports, appartiennent exclusivement au Client dès leur génération. PLANEX n'acquiert aucun droit de propriété sur ces documents.

PLANEX est uniquement autorisé à traiter les données du Client dans la mesure nécessaire à l'exécution du contrat.

À l'expiration du contrat, le Client peut demander la restitution de ses données. Cette restitution est réalisée dans un format couramment exploitable, notamment PDF, CSV, XLSX, ou tout autre format proposé par le Service.

La demande doit intervenir dans un délai de quatre-vingt-dix (90) jours suivant la cessation du contrat. Passé ce délai, PLANEX pourra procéder à la suppression définitive des données, sous réserve des obligations légales de conservation.

La restitution des données n'emporte aucun transfert du logiciel ni de ses fonctionnalités.

PLANEX met en œuvre des procédures de sauvegarde destinées à assurer la continuité du Service. Ces sauvegardes sont réalisées selon une fréquence adaptée aux contraintes techniques du Service et ont exclusivement pour objet de permettre la restauration des données en cas d'incident technique.

Le Client demeure responsable de la conservation de ses propres copies des documents qu'il juge nécessaires.

Dans le cadre de l'exécution du contrat, le Client agit en qualité de responsable du traitement au sens du règlement (UE) 2016/679 du 27 avril 2016 (RGPD). PLANEX intervient en qualité de sous-traitant.

PLANEX s'engage à : traiter les données uniquement sur instruction documentée du Client ; garantir la confidentialité des personnes autorisées à traiter les données ; mettre en œuvre des mesures techniques et organisationnelles appropriées ; assister le Client dans la mesure du raisonnable pour satisfaire à ses obligations au titre du RGPD ; notifier au Client toute violation de données personnelles dans les meilleurs délais après en avoir eu connaissance.

Les modalités détaillées de ce traitement sont précisées dans un contrat de sous-traitance distinct conclu conformément à l'article 28 du RGPD.

PLANEX met en œuvre des mesures de sécurité conformes à l'état de l'art afin de protéger les données contre les accès non autorisés, les pertes accidentelles, les destructions ou les altérations. Toutefois, le Client reconnaît qu'aucun système informatique connecté à Internet ne peut garantir une sécurité absolue.

PLANEX ne saurait être tenu responsable des conséquences résultant d'une mauvaise utilisation du Service, d'une compromission des identifiants imputable au Client, d'un équipement informatique insuffisamment sécurisé, ou d'une cyberattaque ne pouvant raisonnablement être empêchée malgré les mesures mises en œuvre.

PLANEX est tenu d'une obligation de moyens dans l'exécution de ses prestations. PLANEX fournit un outil d'assistance destiné à faciliter la préparation des documents réglementaires et la gestion de crise. Le Service ne se substitue ni aux obligations légales des collectivités territoriales, ni à l'expertise des agents, ni aux décisions des autorités compétentes.

Le Client demeure seul responsable de l'exactitude des informations renseignées, de la vérification des documents générés, de leur validation, de leur diffusion, de leur mise en œuvre, ainsi que des décisions prises sur leur fondement. En particulier, le maire, le président de l'établissement public ou toute autre autorité compétente demeure seul responsable de la signature des arrêtés, de l'approbation des documents et du respect des obligations légales applicables.

PLANEX ne pourra être tenu responsable des dommages indirects, notamment : perte d'exploitation ; perte de chance ; perte de données imputable au Client ; préjudice commercial ; atteinte à l'image.

Sous réserve des dispositions d'ordre public, notamment en cas de dol, de faute lourde ou de dommage corporel, la responsabilité totale de PLANEX, toutes causes confondues, est limitée au montant effectivement payé par le Client au titre des douze (12) derniers mois précédant le fait générateur du dommage.

Aucune Partie ne pourra être tenue responsable d'un manquement résultant d'un cas de force majeure au sens de l'article 1218 du Code civil. La Partie empêchée informe l'autre Partie dans les meilleurs délais.

L'exécution des obligations est suspendue pendant toute la durée de l'événement de force majeure. Si cet événement se prolonge au-delà de soixante (60) jours consécutifs, chacune des Parties pourra résilier le contrat sans indemnité.

PLANEX peut modifier les présentes CGV afin de tenir compte des évolutions législatives ou réglementaires, des évolutions du Service, ou des évolutions techniques.

Les nouvelles CGV sont communiquées au Client au moins trente (30) jours avant leur entrée en vigueur. En cas de désaccord portant sur une modification substantielle, le Client peut résilier son abonnement à son échéance.

Le Client ne peut céder tout ou partie du présent contrat sans l'accord préalable écrit de PLANEX.

PLANEX peut transférer le contrat à toute société venant aux droits de son activité, sous réserve que ce transfert n'entraîne pas de diminution des droits du Client.

Les présentes CGV sont régies par le droit français. Les Parties s'efforcent de résoudre amiablement tout différend relatif à leur interprétation ou à leur exécution.

À défaut d'accord amiable dans un délai raisonnable, le litige relève de la juridiction matériellement compétente. Lorsque le Client est une personne publique, les règles de compétence applicables aux juridictions administratives sont susceptibles de trouver à s'appliquer selon la nature du contrat.

Le fait pour PLANEX de ne pas se prévaloir à un moment donné d'une stipulation des présentes CGV ne saurait être interprété comme une renonciation à s'en prévaloir ultérieurement.

Si une stipulation des présentes CGV était déclarée nulle ou inapplicable, les autres stipulations demeureraient pleinement en vigueur.

Les présentes CGV constituent l'intégralité de l'accord intervenu entre les Parties relativement à leur objet.